ปัจจุบันโซลูชันเพื่อการสื่อสาร มีความหมายกว้างมากครอบคลุมในหลาย ๆ ช่องทาง แต่แก่นแท้ก็คือ ต้องเป็นโซลูชันที่เชื่อมต่อให้มนุษย์สามารถมีปฏิสัมพันธ์กันได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน หรือในเวลาใดก็ตาม

ในทางปฏิบัติเราพบว่าปัจจุบันมีตัวช่วยในการติดต่อสื่อสารที่ถูกคิดค้นขึ้นมา เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารมากมายหลายรูปแบบ และล้วนกำลังพัฒนาให้สามารถใช้สื่อสารพูดคุยได้แบบเห็นหน้ากัน (use talk face to face) ไม่ว่าจะผ่าน มือถือ แท็บเล็ต หรือกระทั่งแอปพลิเคชันต่าง ๆ ที่คุ้นเคยอาทิเช่น Line, WhatsApp, skype หรือ แชทรูม เป็นต้น เราสามารถจำแนกประเภทของการสื่อสารออกเป็นหมวดหมู่เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้นได้ดังนี้

1. การสื่อสารผ่านทางเสียง – เป็นการสื่อสารขั้นพื้นฐานแบบดั่งเดิมที่มนุษย์คุ้นเคยที่สุด ปัจจุบันมีอุปกรณ์หลากหลายรูปแบบเพื่ออำนวยความสะดวกให้การพูดคุยกันผ่านเสียงทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ให้เหมาะตามสภาพแวดล้อม ทั้งนี้ไม่จำกัดแค่การพูดคุยผ่านมือถือหรือโทรศัพท์บ้าน อย่างเครื่องรับ-ส่งวิทยุ แบบ walkie talkie ก็นับเป็นการสื่อสารผ่านเสียงในรูปแบบหนึ่งเช่นกัน
2. การสื่อสารผ่านทางเว็บ หรือ Web-based Communication – เป็นสื่อสารบนเว็บเบราว์เซอร์ผ่านอินเตอร์เน็ต ส่วนใหญ่ใช้ในการแชร์ข้อมูลต่าง ๆ ให้แก่กัน อธิบายแบบนี้อาจดูสับสน แต่ถ้าบอกว่า “อีเมล์” ทุกคนคงร้อง อ๋อ ขึ้นมาทันที
3. การสื่อสารแบบกลุ่มผ่านทางเว็บ หรือ Web Conferencing – เป็นขั้นประยุกต์จากข้อ 2 คือ แทนที่จะใช้พูดคุยกันตัวต่อตัว (use talk face to face) เราก็สามารถจัดการประชุมเป็นหมู่คณะขึ้นมาได้ ปัจจุบันนิยมนำมาใช้ในรูปแบบองค์กรมากขึ้นเรื่อย ๆ แทนที่การประชุมแบบดั้งเดิมที่ทุกคนต้องเข้ามาออฟฟิศ และรอพูดคุยร่วมกันแบบเห็นหน้ากันชัด ๆ แต่หลายท่านอาจจะยังรู้สึกไม่คุ้นเคย ไม่ชินกับบรรยากาศการประชุมที่ไม่เห็นหน้าหรืออากัปกิริยาของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด แต่ก็มีข้อดีด้านอื่นมาทดแทนซึ่งจะกล่าวถึงในลำดับต่อไป
4. การสื่อสารแบบ Instant Messaging หรือ เรียกย่อ ๆ ว่า IM – เป็นการสื่อสารผ่านอินเตอร์เน็ตอีกรูปแบบโดยอาศัยโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันในรูปแบบต่าง ๆ ที่ติดตั้งอยู่ในอุปกรณ์ที่ใช้สื่อสาร โดยส่วนใหญ่มักจะถูกใช้ในรูปแบบข้อความ ในปัจจุบัน IM นับเป็นการสื่อสารที่นิยมใช้เพื่อการพูดคุยแบบตัวต่อตัวผ่านแอปพลิเคชัน (talk face to face applications) อย่างแพร่หลาย ตัวอย่างเช่นการติดต่อกันผ่านทางแอปพลิเคชัน Line, Whatsapp หรือ skype เป็นต้น
5. การสื่อสารผ่าน โซเชียลมีเดีย (Social Media) – ข้อนี้คงไม่ต้องอธิบายให้มากความ เพราะคนไทยขึ้นชื่อว่าใช้โซเชียลมีเดียติดอันดับต้น ๆ ของโลกเลยทีเดียว ไม่ว่าจะเป็น Facebook, Twitter หรือ Instagram เป็นต้น ทั้งนี้จะเห็นได้ว่าการสื่อสารผ่านโซเชียลมีเดีย ส่วนใหญ่จะเป็นการสื่อสารในรูปแบบเปิดกว้างเป็นสาธารณะในสังคม
6. การสื่อสารแบบ File หรือ Document Sharing คือ การสื่อสารในรูปแบบของการแบ่งปันข้อมูลให้กับผู้มีสิทธิ์เข้าใช้งานระบบ ส่วนใหญ่นิยมใช้ในระดับองค์กรเพื่อแบ่งปันข้อมูลเฉพาะขององค์กร หรือเพื่อให้พนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารสำคัญขององค์กร การสื่อสารแบบนี้มักนำมาใช้ในรูปแบบทางการ
7. การสื่อสารแบบ Virtual Meeting Room หรือแปลไทยตามตัวได้ว่า ห้องประชุมแบบเสมือนจริง ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่าเป็นการสื่อสารเพื่อการประชุมกัน แต่จะมีลักษณะเด่นที่เพิ่มขึ้นมาคือ เป็นโซลูชันการประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถพูดคุยแบบเห็นหน้ากันได้ (solutions for talk face to face) ทั้งนี้ไม่จำเพาะเจาะจงว่าจะต้องเกิดขึ้นผ่านหน้าจอ LCD เท่านั้น แต่ครอบคลุมถึงการพูดคุยแบบเห็นหน้าผ่านซอฟท์แวร์ (talk face to face software) หรือการพูดคุยแบบเห็นหน้าผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ (talk face to face applications) ยกตัวอย่างที่นิยมใช้กันในแบบส่วนตัวให้เข้าใจง่ายขึ้นก็เช่น การพูดคุยกันแบบเห็นหน้าผ่านโทรศัพท์มือถือ ที่เรียกว่า facetime ซึ่งอันที่จริงก็คือ การพูดคุยกันแบบเห็นหน้าผ่านแอปพลิเคชัน (talk face to face applications) ที่มีอยู่บนผลิตภัณฑ์ของ Apple เช่น iPhone, iPad หรือ เครื่อง Mac เป็นต้น ปัจจุบันมีการประยุกต์เป็นโซลูชันเพื่อนำไปใช้ในระดับองค์กร วัตถุประสงค์เพื่อช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางมาประชุม ซึ่งการนำไปใช้ในระดับองค์กรนั้นจะประกอบไปด้วยหลายส่วน ทั้งอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ หรือแอปพลิเคชันหลาย ๆ อย่างเข้าด้วยกันจนเป็นโซลูชันเพื่อการประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถพูดคุยกันแบบเห็นหน้าได้ (solutions for talk face to face) นั่นเอง

เมื่อพิจารณาประเภทของการติดต่อสื่อสารในปัจจุบันตามข้างต้น จะเห็นได้ว่าการสื่อสารแบ่งออกเป็น 2 พวกใหญ่ ๆ คือ การสื่อสารแบบพูดคุยหนึ่งต่อหนึ่ง (one to one) และการสื่อสารแบบเป็นหมู่หรือเพื่อการพูดคุยร่วมกันมากกว่าสองคน (one to many) โดยการเลือกใช้งานอาจพิจารณาตามความเหมาะสมว่าเป็นการใช้งานแบบส่วนตัว หรือการใช้งานในลักษณะองค์กร ซึ่งต้องการความเสถียรและความปลอดภัยในการสื่อสารมากกว่าการสื่อสารแบบส่วนตัว

 

ข้อควรพิจารณาในการพัฒนาโซลูชันเพื่อการสื่อสารในระดับองค์กรในการพิจารณาเพื่อลงทุนพัฒนาการโซลูชันเพื่อการสื่อสารจำเป็นอย่างยิ่งต้องคำนึงถึง 3 ปัจจัยสำคัญ ได้แก่

• พฤติกรรมการใช้งานของพนักงานในองค์กร ระบบสื่อสารที่ดีจำเป็นต้องอำนวยความสะดวกให้กับ user สามารถใช้งานข้ามแพลตฟอร์ม/แอปพลิเคชัน รองรับอุปกรณ์สื่อสารที่ user นำมาใช้ในการทำงาน และอุปกรณ์ปลายทางที่องค์กรมีอยู่ได้ – ทั้งนี้เพื่อช่วยให้ user สามารถสื่อสารกับองค์กรผ่านอุปกรณ์หรือแพลตฟอร์ม/แอปพลิเคชันที่เขาคุ้นเคยและสามารถใช้งานได้ดีอยู่แล้ว
• มีความปลอดภัย ระบบสื่อสารในระดับองค์กรมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปลอดภัย เพราะเป็นระบบที่เป็นเสมือนประตูบ้านเปิดให้มีผู้เข้าใช้งานได้ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร อันเป็นความเสี่ยงที่จะเจอกับภัยคุกคามในรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่าย
• สามารถบริหารจัดการได้ง่าย ข้อนี้เป็นปัจจัยสำคัญต่อผู้ที่รับผิดชอบดูแลระบบโดยตรง เนื่องจากโซลูชันเพื่อการสื่อสารจำเป็นต้องสามารถรองรับการติดต่อในหลายรูปแบบจากหลายช่องทาง ระบบจึงจำเป็นต้องง่ายต่อการดูแลและบริหารจัดการ รวมถึงต้องง่ายต่อการปรับเปลี่ยนเพื่อให้สามารถรองรับกับอุปกรณ์ ซอฟท์แวร์ และแอปพลิเคชันที่เกิดขึ้นใหม่ทุกวันและยังต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ในองค์กรได้อีกด้วย

 

ในยุคของการสื่อสารไร้พรมแดนเช่นนี้ ทุกองค์กรต่างเล็งเห็นความสำคัญในการลงทุนเพื่อให้ธุรกิจมีความคล่องตัว สามารถรองรับการติดต่อสื่อสารได้ทุกรูปแบบ ยิ่งเปิดกว้างได้มากเท่าไหร่ก็ยิ่งหมายถึงโอกาสทางธุรกิจที่องค์กรจะได้รับเพิ่มมากขึ้นเท่านั้น ซิสโก้มองเห็นความสำคัญในส่วนนี้เช่นกัน จึงได้พัฒนาโซลูชันสำหรับการสื่อสารที่คำนึงถึงปัจจัยหลากหลายดังที่กล่าวมาข้างต้น โดยโซลูชันการสื่อสารที่ดีจะครอบคลุมใน 4 ส่วนเพื่อตอบโจทย์ในทุกปัจจัยดังนี้

1. รองรับการสื่อสารผ่านเสียงด้วยบริการผ่าน Network IP ที่ผู้ดูแลระบบสามารถทำการควบคุม กำหนดสิทธิ์ และบริหารจัดการได้อย่างง่ายดาย
2. รองรับการประชุมหมู่มากในระดับองค์กรที่พนักงานทุกคนจากทุกที่ สามารถเข้าถึงระบบวีดีโอคอนเฟอเรนซ์ได้โดยไม่ยุ่งยาก และสามารถรองรับการพูดคุยแบบเห็นหน้ากันได้ (use talk face to face) เป็นอย่างดี
3. มีระบบเพื่อช่วยผู้ดูแลระบบให้ง่ายต่อการบริหารจัดการ สามารถควบคุม และนำรายงานไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างครอบคลุม
4. มีความปลอดภัยสูง สามารถเชื่อมต่อกับ gateways ขององค์กร และทำงานร่วมกับระบบไฟร์วอลล์อันเป็นระบบรักษาความปลอดภัยด่านหน้าขององค์กร เพื่อให้ความปลอดภัยในทุกการติดต่อสื่อสารขององค์กรได้เป็นอย่างดี

 

ทั้งหมดนี้ทำให้เห็นว่าการวางแผนพัฒนาโซลูชันเพื่อรองรับการสื่อสารในระดับองค์กรที่ดีนั้น จำเป็นต้องพิจารณาในหลากหลายปัจจัยมากกว่าการสื่อสารแบบส่วนตัว โดยผู้พัฒนาระบบจะต้องคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐานเดิมขององค์กรผนวกกับพฤติกรรมการสื่อสารของพนักงานในองค์กร และเลือกสรรโซลูชันที่มีความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการ รองรับการขยายตัวขององค์กร และที่สำคัญคือจะต้องสอดคล้องต่อแผนกลยุทธ์ขององค์กร การเลือกใช้โซลูชันเพื่อการสื่อสารที่ดี นอกจากจะช่วยเชื่อมต่อพนักงานในองค์กรเข้าด้วยกันได้ในทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการอย่างทันท่วงทีแล้ว ยังจะช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันได้ทัดเทียมหรือเหนือกว่าคู่แข่งในโลกของธุรกิจอีกด้วย